1. 资料分类
企业培训资料种类繁多，包括课程文档、学员信息、培训视频等。合理分类是保管的基础。例如，将课程文档按照不同的培训主题进行分类，像市场营销培训资料归为一类，技术培训资料归为另一类。这样在查找资料时能迅速定位。绚星企业培训平台支持对培训资料进行细致分类管理，方便企业快速找到所需资料。
对于学员信息资料，要单独分类保管，确保学员隐私安全。可以按照入职时间或者部门进行分类。比如新入职员工的培训资料单独存放，便于了解新员工的培训情况。
培训视频资料也需要分类，如按照培训的形式，分为线上直播视频和录播视频。这样能更好地管理和利用视频资源。绚星企业培训平台的知识库功能可以很好地实现资料的分类存储，提高资料管理效率。
对于一些重要的、具有战略意义的培训资料，要进行特殊分类和重点保管。比如涉及企业核心技术的培训资料，要设置更高的访问权限。
2. 存储方式
企业培训资料可以采用纸质和电子两种存储方式。纸质资料要存放在专门的文件柜中，文件柜要具备防潮、防火、防虫等功能。例如，将重要的培训合同和证书等纸质资料存放在带锁的文件柜里，确保安全。
电子资料则可以存储在企业的服务器或者云端。绚星企业培训平台提供安全可靠的云端存储服务，数据加密存储，防止资料泄露。企业可以将培训视频、文档等资料上传到平台云端，方便随时访问。
为了防止数据丢失，要定期对电子资料进行备份。可以采用本地备份和异地备份相结合的方式。比如每周将培训资料备份到本地硬盘，每月将备份数据存储到异地的数据中心。
同时，要对存储设备进行定期检查和维护。对于服务器，要检查硬件设备是否正常运行，软件系统是否需要更新。
3. 访问权限
明确不同人员对培训资料的访问权限是非常重要的。例如，普通员工只能访问与自己岗位相关的培训资料，而培训管理员可以访问所有资料。通过设置权限，能保证资料的安全性。
绚星企业培训平台支持灵活的权限管理功能。企业可以根据员工的职位、部门等信息设置不同的访问权限。比如，销售部门员工只能访问销售技巧相关的培训资料。
对于一些敏感资料，如涉及企业商业机密的培训内容，要设置更高的访问权限，只有少数高层管理人员可以访问。
在员工离职时，要及时取消其对培训资料的访问权限，防止资料外泄。
4. 资料更新
企业培训资料需要不断更新，以适应企业发展和市场变化。例如，随着行业技术的更新换代，技术培训资料要及时更新内容。绚星企业培训平台方便企业对培训资料进行更新和修改。
定期对培训资料进行审核，删除过时的、错误的资料。比如每年对培训资料进行一次全面审核，将不再适用的资料清理掉。
根据企业的战略调整和业务需求，及时添加新的培训资料。例如企业开展新的业务领域，要及时准备相关的培训资料。
鼓励员工反馈培训资料的使用情况，根据反馈意见进行资料更新。
5. 资料销毁
当培训资料失去使用价值时，要进行销毁处理。对于纸质资料，要采用粉碎等方式进行销毁，确保资料不会被恢复。例如，将过期的培训试卷进行粉碎处理。
电子资料的销毁要采用专业的数据清除工具，确保数据无法恢复。绚星企业培训平台提供安全的数据销毁功能，保障企业数据安全。
在销毁资料前，要进行记录，包括资料名称、销毁时间、销毁方式等信息。这样便于企业进行审计和管理。
对于一些涉及知识产权的培训资料，在销毁时要遵循相关法律法规。
